Hướng dẫn lưu trữ mail ( archive email là gì, nó hoạt Động như thế nào?

      462
1 Lưu trữ vào Outlook là gì?2 Thời gian quá hạn sử dụng mang định của nhân tài auto tàng trữ trong Outlook2.2 Tắt bản lĩnh tự động hóa tàng trữ vào Outlook

Bài viết này đã lý giải biện pháp lưu trữ gmail vào Outlook 2013, 2010 và những phiên bạn dạng khác của Outlook. quý khách hàng đang học biện pháp thông số kỹ thuật từng thư mục cùng với cài đặt lưu trữ tự động hoặc vận dụng các setup tương tự mang đến toàn bộ những tlỗi mục, giải pháp lưu trữ vào Outlook thủ công và cách sinh sản thỏng mục tàng trữ trường hợp nó không lộ diện tự động.

Bạn đang xem: Hướng dẫn lưu trữ mail ( archive email là gì, nó hoạt Động như thế nào?

Nếu vỏ hộp thư của bạn không ít tài liệu, thì đó thiết yếu nguyên nhân để tàng trữ tin nhắn cũ, trọng trách, ghi chụ và những mục không giống để giữ lại Outlook của người sử dụng chuyển động hối hả và thật sạch. Đó cũng chính là lúc tác dụng lưu trữ của Outlook Thành lập và hoạt động. Nó bao gồm sẵn trong tất cả các phiên phiên bản của Outlook năm nhâm thìn, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 cùng các phiên bạn dạng trước đó. Bài viết này, Excel Online sẽ dạy dỗ cho bạn biện pháp lưu trữ gmail cùng các mục khác trong các phiên bạn dạng không giống nhau một bí quyết auto với thủ công bằng tay.

Lưu trữ vào Outlook là gì?

Lưu trữ Outlook (cùng Tự cồn giữ trữ) dịch chuyển những tin nhắn, quá trình với kế hoạch cũ sang thỏng mục lưu trữ, được tàng trữ tại phần khác trên ổ cứng của công ty. Về phương diện chuyên môn, bài toán tàng trữ sẽ chuyển những mục cũ tự tệp .pst thiết yếu vào một tệp archive sầu.pst đơn nhất cơ mà chúng ta cũng có thể mngơi nghỉ trường đoản cú Outlook bất kể thời điểm như thế nào bạn phải. Nhờ vậy, size Outlook sẽ giảm xuống và gồm thêm phần lớn trống trên ổ C: (nếu khách hàng chọn tàng trữ tệp tàng trữ ở đâu đó).


*
Thư mục Lưu trữ sẽ hiển thị ngay lập tức vào danh sách các thỏng mục:

*

lúc thỏng mục Archive sầu ở kia, bạn cũng có thể tìm kiếm với mlàm việc các mục đang lưu trữ của khách hàng nlỗi thường lệ. Để tìm kiếm kiếm trong kho tàng trữ Outlook, nên chọn thư mục Archive trong thanh khô Điều phía với gõ vnạp năng lượng bản tìm kiếm của người sử dụng vào vỏ hộp Tìm tìm nkhô nóng (Instant Search).

*

Để xóa tlỗi mục Archive ngoài list thư mục của bạn, nhấn vào phải vào nó, kế tiếp bấm Đóng Archive. Đừng lo do nó vẫn chỉ loại bỏ thư mục Archive từ tkhô cứng Điều phía, nhưng mà sẽ không xóa những tập tin lưu trữ thực tế. quý khách đã rất có thể Phục hồi lại thư mục Archive trong Outlook của bản thân mình bất kể lúc nào bạn phải bằng cách tiến hành công việc trên.

Tắt kỹ năng auto tàng trữ trong Outlook

Để tắt nhân kiệt Tự đụng tàng trữ, msống vỏ hộp thoại AutoArchive Settings, và quăng quật lựa chọn hộp Run AutoArchive sầu từng N ngày.

Cách lưu trữ vào Outlook bằng tay (email, kế hoạch, trách nhiệm cùng các thư mục khác)

Nếu chúng ta không thích lưu trữ tự động, bạn cũng có thể tàng trữ email với những mục khác Theo phong cách thủ công bằng tay bất cứ bao giờ bạn muốn. Bằng phương pháp này, chúng ta cũng có thể điều hành và kiểm soát nhiều hơn nữa so với gần như mục nên giữ gìn với mục làm sao để dịch chuyển đến kho tàng trữ, chỗ tàng trữ tệp tàng trữ, v.v …

Hãy chú ý rằng ko y hệt như tuấn kiệt tự động hóa tàng trữ của Outlook (Outlook AutoArchive) , lưu trữ thủ công là 1 trong quá trình một đợt, cùng các bạn sẽ đề nghị tái diễn các bước dưới đây mỗi một khi bạn muốn di chuyển những mục cũ vào kho lưu trữ.

Trong Outlook 2016, tiếp cận tab Tệp rồi nhấp vào ools > Clean up old items.Trong Outlook 2010 cùng Outlook 2013, hãy nhấp vào File > Cleanup Tool > Archive…
*

Nếu bạn có nhu cầu tàng trữ tất cả email, định kỳ cùng công việc, nên chọn thỏng mục gốc vào hộp thư Outlook của chúng ta, Tức là tlỗi mục ngơi nghỉ đầu list thỏng mục của khách hàng. Theo mặc định, trường đoản cú phiên bạn dạng Outlook 2010 trlàm việc đi, thỏng mục nơi bắt đầu được hiển thị bên dưới dạng ảnh hưởng email của bạn (tôi sẽ thay tên tôi thành Svetlana nhỏng biểu hiện vào hình ảnh chụp màn hình hiển thị bên dưới đây):

*

Và tiếp đến, thiết lập cấu hình một vài setup nlỗi sau:

Trong Mục lưu trữ những mục cũ hơn( Archive items older than) , nhập ngày hướng đẫn độ cũ của một mục trước lúc nó rất có thể được di chuyển mang đến tlỗi mục tàng trữ.Nhấp vào nút Duyệt (Browse) nếu như bạn có nhu cầu biến hóa địa chỉ mang định của tệp tàng trữ.Nếu bạn muốn tàng trữ những mục bị nockout trừ khỏi lưu trữ tự động, hãy chọn mục Bao tất cả những vỏ hộp kiểm “Không lưu trữ từ bỏ động” (Include items with “Do not AutoArchive”)

Cuối cùng, lựa chọn OK, với Outlook sẽ bắt đầu tạo thành một kho lưu trữ tức thì nhanh chóng. Ngay sau khoản thời gian quy trình hoàn chỉnh, thỏng mục Lưu trữ vẫn mở ra vào Outlook của người tiêu dùng.

Lưu ý: 

Để tàng trữ một vài thư mục bằng các thiết lập không giống nhau, ví dụ: Giữ các mục vào tlỗi mục Đã gửi của bạn lâu hơn vào thư mục Bản nháp, lặp lại quá trình bên trên đến từng thỏng mục cá biệt và lưu lại tất cả các tlỗi mục vào và một tệp archive sầu.pst. Nếu bạn lựa chọn chế tạo ra một vài tệp tin lưu trữ không giống nhau, từng tệp đã thêm tlỗi mục Lưu trữ riêng rẽ vào danh sách thư mục của công ty.Outlook Archive duy trì cấu tạo thư mục hiện gồm. Ví dụ: nếu bạn chọn tàng trữ chỉ một thỏng mục, và thỏng mục đó bao gồm thỏng mục cội, một thỏng mục gốc trống rỗng sẽ được chế tác vào kho tàng trữ.

Các tệp lưu trữ Outlook Archive sầu lưu sinh hoạt đâu?Nhỏng đang biết, tàng trữ Outlook là một một số loại tập tin tệp tin Outlook Data (.pst). Tệp archive.pst được tự động sản xuất khi tàng trữ tự động lần thứ nhất chạy hoặc khi bạn lưu trữ tin nhắn theo cách thủ công bằng tay.Vị trí tệp lưu trữ nhờ vào vào hệ điều hành và quản lý được cài để trên máy tính xách tay của bạn. Trừ khi bạn thay đổi vị trí mang định lúc thông số kỹ thuật thiết đặt lưu trữ, bạn có thể search tệp lưu trữ ở 1 giữa những địa điểm sau:

Đối cùng với những phiên phiên bản Outlook 2010, Outlook 2013 cùng Outlook 2016Vista, Windows 7, 8, and 10  C:Users\DocumentsOutlook Filesarchive sầu.pstWindows XP C:Documents and Settings\Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive sầu.pstĐối với các phiên bạn dạng trường đoản cú Outlook 2007 trsinh hoạt về trướcVistaWindows 7 C:Users\AppDataLocalMicrosoftOutlookarchive sầu.pstWindows XP C:Documents và Settings\Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive sầu.pst

Lưu ý. Dữ liệu ứng dụngAppData là những thỏng mục ẩn. Để hiển thị bọn chúng, vào Control Panel> Folder Options, gửi lịch sự tab View, và lựa chọn Show hidden files, folders, or drives bên dưới Hidden files and folders.

Cách tìm địa điểm tệp tàng trữ bên trên đồ vật của bạn

Nếu các bạn thiết yếu kiếm tìm thấy tệp .pst tệp tàng trữ ngơi nghỉ bất kỳ vị trí làm sao làm việc trên, cực kỳ hoàn toàn có thể các bạn đang chọn tàng trữ sinh sống vị trí khác khi định thông số kỹ thuật setup tàng trữ tự động.

Dưới đây là một cách gấp rút nhằm xác định đúng đắn vị trí tàng trữ Outlook của bạn: bấm chuột cần vào thư mục Lưu trữ trong list thư mục, tiếp đến chọn Open File Location. Thao tác này vẫn ngay chớp nhoáng msinh hoạt tlỗi mục lưu trữ tệp .pst đang lưu trữ của người tiêu dùng.

*

Nếu các bạn sẽ chế tác một vài ba tệp tin lưu trữ khác biệt, chúng ta có thể xem tất cả các vị trí vào nháy đôi mắt theo cách sau:

Nhấp vào File > Account Settings > Account Settings.Trong vỏ hộp thoại Account Settings, gửi sang trọng tab Data FilesTrong số những tệp khác, các bạn sẽ thấy địa chỉ bây chừ của tệp archive sầu.pst (hoặc bất kỳ thương hiệu làm sao chúng ta hỗ trợ mang lại tệp lưu trữ của bạn).Để cho tới thư mục chứa một tệp tàng trữ làm sao kia, nên lựa chọn tệp tin mong ước và nhấp vào xuất hiện File Location.

*

Một vài mẹo với thủ pháp tronng Lưu trữ Outlook

Tại phần trên, họ đã đề cùa đến các điều quan trọng của Outlook Archive sầu. Còn giờ là thời điểm nhằm tò mò đông đảo mẹo nhỏ không giống.

Cách chuyển đổi vị trí hiện tại tất cả của tệp lưu trữ Outlook của bạn

Nếu vì lý do như thế nào kia bạn phải dịch rời địa chỉ tàng trữ hiện nay của Outlook, chỉ cần dịch rời tệp .pst đang lưu trữ vào một trong những tlỗi mục new sẽ khởi tạo tệp tin archive sầu.pst mới được sinh sản ở chỗ mặc định vào lần tiếp sau Khi Outlook AutoArchive của khách hàng chạy.

Để dịch rời thỏng mục tàng trữ của Outlook hãy tiến hành theo các bước sau.

Tắt lưu trữ vào Outlook

Để ngắt liên kết thỏng mục Lưu trữ Outlook, hãy bấm vào đề nghị vào thỏng mục Lưu trữ gốc vào danh sách thư mục và nhấp vào Cđại bại Archive sầu.

*
Mẹo. Nếu thỏng mục Kho tàng trữ ko xuất hiện thêm vào list thỏng mục của chúng ta, chúng ta cũng có thể kiếm tìm vị trí của chính nó qua File> Account Settings> Account Settings> Data Files tab, lựa chọn tập tin .pst đã có được lưu trữ và nhấp vào nút Xoá Remove sầu. Thao tác này vẫn chỉ ngắt kết nối kho tàng trữ ngoài Outlook của bạn, nhưng lại sẽ không còn xóa tệp .pst sẽ tàng trữ.

Di chuyển tệp lưu trữ mang đến vị trí bạn muốn.

Đóng Outlook, coi sóc cho địa chỉ của tệp .pst vẫn tàng trữ của khách hàng cùng xào nấu nó vào thư mục bạn chọn. Khi kho lưu trữ Outlook của chúng ta được coppy, chúng ta cũng có thể xóa tệp nơi bắt đầu. Mặc dù, một bí quyết bình an hơn sẽ được thay tên nó thành kho-old.pst và giữ lại cho tới khi chúng ta đã chắc chắn rằng rằng những tập tin xào luộc sẽ thao tác.

Xem thêm: Bảng Xếp Hạng Tướng Mobile Legends Mùa 17, Danh Sách Tướng

Kết nối lại tệp archive sầu.pst đã được di chuyển

Để liên kết lại tệp tàng trữ, msống Outlook, nhấp vào Tệp> Mở> Outlook Data File…, chăm chút cho tới địa điểm new của tệp lưu trữ của chúng ta, chọn tệp cùng nhấp vào OK để liên kết. Tlỗi mục Kho tàng trữ đang ngay lập tức mau lẹ hiển thị trong danh sách các thư mục của người sử dụng.

Txuất xắc thay đổi setup Outlook Aukhổng lồ Archive sầu của bạn

Cuối thuộc là sửa thay đổi setup Tự hễ tàng trữ nhằm tiếng Outlook đang di chuyển những mục cũ lịch sự địa chỉ new của tệp .pst đã làm được lưu trữ của người tiêu dùng. Nếu không, Outlook sẽ khởi tạo một tệp archive sầu.pst không giống ở đoạn lúc đầu.

Để tiến hành việc này, hãy nhấp vào File > Options > Advanced > AutoArchive Settings… hãy chắc chắn rằng rằng chúng ta sẽ lựa chọn chọn Move sầu old items khổng lồ, nhấp vào nút DBrowse với trỏ đến vị trí chúng ta đang giữ tệp tàng trữ Outlook.

Cách xóa thỏng mục đang xóa và gmail rác rến từ động

Để auto xóa các mục cũ ngoài những tlỗi mục Deleted Items với Junk E-mail, hãy đặt Outlook AutoArchive chạy từng vài ngày cùng tiếp nối thiết đặt cho những tlỗi mục trên:

Nhấp loài chuột phải vào tlỗi mục Deleted Items folder cùng nhấp vào Properties > AutoArchive sầu.Chọn tlỗi mục Lưu trữ thỏng mục này bằng phương pháp sử dụng các thiết đặt này cùng lựa chọn số ngày bạn có nhu cầu để làm sạch sẽ các mục cũ rộng.Chọn Xóa vĩnh viễn mục cũ cùng nhấp vào OK.

*

Lặp lại các bước trên so với thư mục Junk Email

Crúc ham mê. Các mục cũ rộng có khả năng sẽ bị xóa khỏi các thư mục Rác và Xóa các mục trong đợt chạy Tự cồn tiếp theo sau. lấy ví dụ nếu như bạn đã thiết lập Tự đụng tàng trữ nhằm chạy mỗi 14 ngày, những thỏng mục vẫn được gia công sạch ra mỗi 2 tuần một lần. Nếu bạn có nhu cầu xoá các tin nhắn rác tiếp tục hơn, hãy đặt một khoảng chừng thời hạn ít hơn so với khả năng tự động auto tàng trữ của Outlook.

Cách tàng trữ email theo ngày nhận

Cài đặt khoác định của Outlook AutoArchive xác định tuổi thọ của thỏng mục ngày nhận / ngày ngừng hoặc sửa đổi, tùy vào thời gian làm sao muộn hơn. Nói Theo phong cách không giống thì, nếu như sau khi nhận thấy một tin nhắn hoặc đánh dấu một công việc xong xuôi, các bạn triển khai bất kỳ thay đổi cho một mục (ví như nhập hay xuất tệp tin, chỉnh sửa, xào nấu, khắc ghi là đang phát âm hoặc chưa đọc), ngày sửa đổi cũng biến thành biến đổi cùng mục sẽ đó cũng ko được đưa đến tlỗi mục đang lưu giữ cho đến Khi tuổi tchúng ta của chúng xong.

Nếu bạn có nhu cầu Outlook bỏ qua mất ngày sửa đổi, bạn có thể thiết lập lưu trữ theo những ngày sau:

Emails – ngày nhậnLịch- định kỳ các cuộc họp, sự kiện hoặc buổi gặp mặt gỡCông vấn đề – ngày trả thànhGhi crúc – ngày sửa đổi cuối cùngNhật ký kết hành trình dài – ngày chế tác lập

Ghi chú. Giải pháp này đòi hỏi chuyển đổi đăng ký trước đó, bởi vậy lời khuyên là hãy thực hiện nó vô cùng cẩn trọng bởi những vấn đề cực kỳ nghiêm trọng rất có thể xẩy ra giả dụ sửa thay đổi không chính xác. Để cẩn trọng, hãy ghi nhớ sao lưu lại ĐK trước lúc sửa đổi nó. Nếu bạn làm việc trong môi trường thiên nhiên doanh nghiệp lớn, giỏi rộng là bạn nên nhằm quản lí trị viên của doanh nghiệp làm việc này nhằm bảo đảm an ninh.

Đối với người mới thực hiện, hãy khám nghiệm phiên bản Outlook của khách hàng. Nếu nhiều người đang thực hiện Outlook 2010, hãy chắc chắn là thiết đặt hotfix tháng tư năm 2011 cho Outlook 2010 cùng người tiêu dùng Outlook 2007 rất cần được cài đặt bạn dạng hotfix tháng 12 năm 2010. Outlook 2013 với Outlook năm 2016 ko đề xuất ngẫu nhiên phiên bản cập nhật bổ sung cập nhật nào.

Còn hiện giờ, hãy làm theo quá trình tiếp sau đây nhằm tạo nên đối số đăng ký rchiveIgnoreLastModifiedTime:

Để mlàm việc, bnóng Start> Run, gõ regedit vào vỏ hộp tra cứu tìm, với thừa nhận OK.Tìm với lựa chọn khoá đăng ký sau:HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office Outlook PreferencesVí dụ: vào Outlook 2013, đó là:HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office 15.0 Outlook PreferencesTrên thực đơn Edit, trỏ con chuột vào New, chọn Giá trị DWORD (32 bit), nhập tên của chính nó là ArchiveIgnoreLastModifiedTime và dấn Enter. Kết quả thu được nlỗi sau:

*

Nhấp chuột phải vào giá trị bắt đầu được tạo nên ArchiveIgnoreLastModifiedTime, bnóng Edit, gõ 1 trong những Dữ liệu cực hiếm hộp, và kế tiếp bnóng OK.Đóng Registry Editor, cùng khởi cồn lại Outlook để hầu hết biến đổi gồm hiệu lực hiện hành. Vậy là xong!

Tính năng tự động hóa tàng trữ của Outlook ko chuyển động – Nguyên nhân với giải pháp khắc phục

Nếu Lưu trữ vào Outlook hoặc Tự rượu cồn lưu trữ không vận động nlỗi mong đợi hoặc các bạn gặp mặt sự rứa lúc tra cứu những email tàng trữ vào Outlook, những mẹo khắc chế sự rứa tiếp sau đây có thể giúp bạn xác định mối cung cấp của sự việc thay.

Tuỳ lựa chọn Lưu trữ và Tự lưu trữ không có trong Outlook

Có nhiều năng lực nhiều người đang sử dụng vỏ hộp thỏng Exchange Server hoặc tổ chức của khách hàng tất cả chế độ cất giữ thư nhằm ghi đè lên trên anh tài Tự rượu cồn tàng trữ của Outlook, Ví dụ: Quản trị viên của khách hàng sẽ loại bỏ hóa bọn chúng để làm Group Policy. Trong ngôi trường phù hợp này, hãy kiểm soát chi tiết với quản trị viên hệ thống của khách hàng.

Tự rượu cồn tàng trữ được định cấu hình cơ mà ko chạy

Nếu toàn bộ Lưu trữ Tự đụng Tự đụng của Outlook đang dứt hoạt động, hãy msinh sống cài đặt Tự rượu cồn tàng trữ cùng bảo vệ chọn vỏ hộp kiểm Chạy Tự đụng tàng trữ mỗi N ngày.

Một mục cụ thể không khi nào được lưu lại trữ

Có nhị nguyên nhân liên tiếp cho một mục nhất định được sa thải khỏi tàng trữ từ bỏ động:

Ngày sửa thay đổi của mục là ngày bắt đầu hơn ngày thiết lập cấu hình nhằm tàng trữ. Ttê mê khảo cách hạn chế trên Cách tàng trữ những mục theo ngày cảm nhận hoặc vẫn xong xuôi.

Thuộc tính Không tàng trữ tự động mục này được lựa chọn cho 1 mục một mực. Để bình chọn, msinh hoạt mục trong một hành lang cửa số new, nhấp vào File > Properties, với quăng quật lựa chọn này.

quý khách cũng có thể thêm trường Không Tự cồn khôi phục vào cơ chế coi Outlook của người sử dụng để có được tổng quan liêu về các mục cơ mà tùy chọn này được chọn.

Tlỗi mục lưu trữ bị thiếu trong Outlook

Nếu thư mục Kho lưu trữ không xuất hiện thêm vào list thư mục, hãy mlàm việc cài đặt Tự rượu cồn lưu trữ với xác minh rằng tùy chọn Hiển thị kho lưu trữ vào danh sách thỏng mục đã được chọn. Nếu thư mục Lưu trữ vẫn ko hiển thị, hãy mlàm việc tệp tài liệu Outlook Theo phong cách thủ công, nlỗi được giải thích ở đây.

Tệp archive.pst bị lỗi hoặc bị hỏng

khi tệp archive.pst bị hỏng, Outlook không thể dịch rời ngẫu nhiên mục new làm sao vào nó. Trong ngôi trường vừa lòng này, đóng Outlook cùng sử dụng Công cố gắng sửa chữa thay thế Hộp thỏng mang lại (scanpst.exe) để sửa chữa thay thế tệp .pst đang tàng trữ của chúng ta. Nếu nó không hoạt động, phương án tuyệt nhất là tạo ra một kho tàng trữ new.

Hộp thỏng Outlook hoặc tệp tàng trữ gồm size tối đa

Một tệp tin archive sầu.pst hoặc .pst không thiếu cũng rất có thể ngnạp năng lượng cấm đoán Outlook Archive sầu vận động.

Nếu tệp archive sầu.pst đã chiếm lĩnh đến số lượng giới hạn, hãy dọn sạch nó bằng phương pháp xóa những mục cũ hoặc chế tác tệp lưu trữ mới.

Nếu tệp tin .pst chủ yếu đã dành cho số lượng giới hạn, hãy thử xóa một số trong những mục cũ thủ công hoặc nhằm trống tlỗi mục Deleted Items hoặc dịch chuyển một vài mục vào kho lưu trữ của chúng ta thủ công hoặc những hiểu biết quản ngại trị viên tạm thời tăng size vỏ hộp thỏng của công ty và sau đó Chạy Tự rượu cồn lưu trữ hoặc lưu trữ những mục cũ thủ công.

Giới hạn mang định cho những tệp .pst là 20 GB vào Outlook 2007 với 50 GB trong Outlook 2010, Outlook 2013 cùng Outlook năm 2016.

Hy vọng nội dung bài viết sẽ giúp đỡ bạn hiểu rõ rộng về cách tàng trữ tin nhắn vào Outlook. Cảm ơn các bạn sẽ hiểu với hứa chạm mặt lại chúng ta ở bài viết tới của Cửa Hàng chúng tôi vào tuần sau!

tăng like fanpage | LOTO188 CITY